İşyerinde Akıllı Asistan Kullanımı ile Ofis Otomasyonu

Dijital dönüşüm sürecinin bir parçası olarak işyerinde akıllı asistan kullanarak işleri daha kolay ve daha üretken hale getirmek mümkün.

İşyerinde akıllı asistan kullanımı giderek yükselişe geçmeye başlayan bir trend. Bir zamanlar yalnızca ev otomasyonu ve yönetimi için kullanılan akıllı asistanlar, artık işyerlerinde giderek daha yararlı amaçlar için kullanılıyor. İnsanlar evdeki cihazları kontrol etmek için seslerini kullanmaya alıştıkça, aynı şeyi iş yerindeki akıllı ofis asistanlarıyla da yapabilmek istiyorlar.

Akıllı asistan nedir?

Akıllı asistanlar, bilgiye erişmek, görevleri yerine getirmek veya diğer cihazları kontrol etmek için kullanabileceğiniz yazılımlara sahip cihazlardır. Bilgisayarınızda veya telefonunuzda da bir akıllı asistan olmasına rağmen, çoğu kişi bunları bir akıllı hoparlör aracılığıyla kullanmaktadır. En bilinenleri arasındaysa Alexa, Siri, Cortana ve Google Assistant yer alıyor. İş dünyasına yönelik yeni asistanlar da ortaya çıkmakta.

Küçük işletmeler için akıllı asistan türleri

İş hayatında yardımcı olmak üzere özellişmiş akıllı asistanlar giderek gelişiyor. Bunların en iyileri günlük işlerinizi ele almada size oldukça yardımcı olabilmekte. İşyerinde kullanım için özel olarak tasarlanmış akıllı asistanlar işte kullanabileceğiniz gelişmiş özellikler sunar.

• Fyle. İş odaklı akıllı ofis asistanlarından biri olan Fyle, yapay zeka ile güçlendirilmiş olup Google G Suite ve Microsoft Office 365 ile entegre çalışıyor. Veri çıkarabiliyor, kartvizitleri bir veritabanında saklayabiliyor ve CRM'inize bağlanabiliyor. İşyerinde kullanılabilecek en iyi yeni akıllı asistanlardan biri.
• DataBot. Çoğu sanal akıllı asistan sizin için web'de arama yapabiliyor olmasına rağmen, bu asistan bunu bir adım öteye taşıyarak sesli komutlar sayesinde sunumlara bilgi ekleyebiliyor. Sadece yapısal olguları arayıp bulmakla kalmıyor, aynı zamanda anlatmak istediklerinizi destekleyecek resimler ve görseller de getiriyor. İşyerinde akıllı asistan kullanımı söz konusu olduğunda en yenilikçi seçeneklerden biri DataBot.
• Alexa for Business. Amazon tarafından geliştirilen Alexa not almanıza, yapılacaklar listesi oluşturmanıza, toplantılardan önce alarm kurmanıza ve uygulamaları ve belgeleri açıp kapatmanıza yardımcı olabilmekte. Amazon, iOS ve Android cihazlarda çalışabiliyor.
• Cortana. Microsoft'un akıllı asistanı ise Cortana. Takviminizi yönetebilir, notlar alabilir ve alarmlar sayesinde önemli toplantıları size hatırlatabilir. Uygulamaları açarak sorularınızı sesli komutlarla yanıtlayabilir.
• Siri. Apple'ın asistanı her yıl yeni özellikler kazanıyor. Sizin için metin ve e-posta yazabiliyor, web'de arama yapabiliyor, kişileri arayabiliyor, haberleri takip edebiliyor ve ilginizi çeken şeyleri paylaşabiliyor. Eğer uluslararası iş yapan bir işletmeyseniz, yazışmalarınızı ve ürün kılavuzlarınızı bu akıllı asistan ile SipSakCeviri.com'a göndererek hızlıca çevirtebilirsiniz.
• Google Asistan. Google asistanına bir isim vermemiş olsa da bu asistana birçok özellik verdi. Android telefonlar için tasarlanan bu asistan sizin dikte ettiklerinizi yazıya döküyor, kişileri arıyor, İnternet üzerinde arama yapıyor ve uygulamaları yönetiyor. Akıllı ev cihazlarınıza sorunsuz bir şekilde bağlanarak hem yazılı hem de sesli komutlarla çalışıyor.

Örneğin Google Workspace'e erişim izni vererek kullanıcıların Google Asistan ile etkileşime geçmesine olanak sağlayabilirsiniz. Kuruluş yöneticisi olarak, kullanıcıların Google Takvim, Meet, Gmail gibi hizmetlere erişip erişemeyeceğini kontrol edebilirsiniz. Kullanıcılar aynı zamanda Google Asistan cihazlarında birden fazla hesap oluşturabilirler. Google Asistan, kullanıcıların hareket halindeyken veya evden çalışırken işle ilgili görevleri yerine getirmelerine olanak tanır. Örneğin, Asistan aşağıdaki gibi sorulara ve komutlara yanıt verebilir:

• Şu anda yapacağım toplantıya git ya da telefonla katıl.
• Bugünkü programımda neler var?
• Yarınki ilk toplantım hangisi?
• Pazartesi günü saat 10:00 için etkinlik oluştur.
• Saat 10:00'daki toplantımı iptal et ve katılımcılara e-posta yoluyla bildir.
• Bir sonraki toplantım nerede?
• Bir sonraki toplantımı yeniden planla ve katılımcılara yarın bir toplantımız olacağını bildir.
• Bir sonraki toplantı katılımcılarına e-posta gönder ve geç kalacağımı bildir.

Google Workspace erişimini etkinleştirmek için, kuruluşunuzun Yönetici Konsolu'nda, Arama, Asistan ve Kullanıcı erişimi için Google Workspace verileri ve hizmetleri seçeneğini etkinleştirdiğinizden emin olun. Böylece Google Asistan, kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından Google Takvim, Meet, Gmail gibi hizmetlere erişebilecektir.

Satın almadan önce göz önünde bulundurulması gereken faktörler

Sesli asistanların ticari faydalarının farkındaysanız ve iş yerinde kullanabileceğinizi düşünüyorsanız, akıllı asistan seçimi yaparken aşağıdaki faktörleri dikkate almanızda yarar var:

• Yetenek. En sık gerçekleştirdiğiniz görevleri, özellikle de sıkıcı, tekrarlayan ve zaman alıcı olanları dikkate alın. İhtiyaçlarınız için doğru yeteneklere sahip akıllı ofis asistanlarını seçin.
• Uyumluluk. Akıllı işyeri asistanları tercihen kullandığınız bilgisayarların ve telefonların işletim sistemleriyle ve en çok kullandığınız yazılımlarla uyumlu olmalıdır. Ev otomasyon sisteminizle de çalışan bir tane bulursanız bir taşla iki kuş vurmuş olursunuz.
• Güç tüketimi. Asistanınız, özellikle bekleme modunda çalışırken çok fazla güce ihtiyaç duymamalıdır. İdeal olarak, enerji kullanımınızı izleyerek açık kalmış cihazları kapatmak için akıllı asistan kullanabilirsiniz.

İşyerinde Akıllı Asistan Kullanmanın 7 Yolu

İşletmeler için olan sesli asistanlar evde kullanılan akıllı asistanlarla hemen hemen benzer faydalara sahip. Bununla birlikte, akıllı ofis asistanları ve işyerinde kullanılan sesli asistanlar farklı şekillerde kullanılır.

1. Yazılı mesaj gönderme ve telefon görüşmeleri yapma

Eller serbest bir şekilde birçok görevi aynı anda yapmak amacıyla, akıllı ofis asistanınızı yazı yazmak ve göndermek ve sizin için telefon çevirmek gibi işlemler için kullanmak verimliliği arttırabilir. Bazıları işletmelere özel küçük sohbet robotları için de kullanılabilir.

2. Takvimlerin ve çalışanların zaman tablolarının yönetimi

Bir sesli asistana güvenerek programınızı düzenlemek ve toplantıları planlamak çok daha kolaydır. Takviminizi düzenleyerek çakışmalar konusunda sizi gerçek zamanlı olarak uyarabilir. Ayrıca, çalışanların programlarını koordine etmek de daha kolay bir hal alır.

3. Toplantılar ve önemli etkinlikler için hatırlatıcılar kurma

Planlanmış toplantılarınız varsa, akıllı ofis asistanı size birkaç dakika önceden hatırlatabilir. Bir projeye kendinizi kaptırıp saati unutmak kolay olduğundan hazırlanabilmeniz için size önceden haber veren hatırlatıcılar ve alarmlar bu sorunu ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.

4. Sesli asistanınızı diğer akıllı ofis cihazlarıyla eşleştirme

İş yerinde akıllı asistan kullanmanın bir faydası da küçük işletmenizi daha enerji verimli ve güvenli hale getirmek için bu asistanları diğer akıllı ofis cihazlarıyla eşleştirmek. Işıklarınızdan bilgisayarınıza, pencere gölgeliklerinizden termostatınıza kadar her şeyi programlamak için akıllı assistan kullanabilirsiniz. Ayrıca akıllı güvenlik sistemlerinize de bağlanabilirler.

5. Kendiniz ve çalışanlarınız için yapılacaklar listesi oluşturma

Akıllı ofis asistanınıza bugün ne yapmanız gerektiğini söyleyerek çalışanlarınız için yapılacak işler listesi oluşturun. Akılı ofis asistanı daha sonra bu listeleri çalışanlarınıza mesaj veya e-posta ile göndererek işlerin yolunda gitmesini sağlamak üzere işleri gerektiğinde takip edebilir.

6. Akıllı asistanı toplantılara entegre etme

Akıllı ofis asistanları toplantılarda, not alırken veya toplantıda konuşulanları deşifre ederken de kullanışlıdır. Çeşitli yapılacaklar listelerinin ayrıntılarını asistana söyleyebilir, ardından görevleri ve takip edilecekleri ilgili grup veya kişiye göre planlayabilirsiniz.

7. Gün boyunca not alma

Sesli asistanların avantajlarından biri de düşüncelerinizi ve notlarınızı tutmaya her zaman hazır olmalarıdır. Sesli asistanınızdan eve giderken süt almanızı hatırlatmasını isteyebileceğiniz gibi uçuş rezervasyonu yapmasını da isteyebilirsiniz. Aklınıza gelen fikirleri sadece yüksek sesle söyleyerek anında kayda geçebilirsiniz.

Süreçleri ve çalışan verimliliğini iyileştirmek için teknolojiden yararlanma

İşyerinde dijital dönüşüm sürecinin bir parçası da işleri daha kolay ve daha üretken hale getiren akıllı ofis asistanları gibi teknolojilerden yararlanmak. Akıllı işyeri asistanları, ticairi iletişimi ve süreçleri daha verimli hale getirerek kolaylaştırabiliyor. İlave bir fayda olaraksa, enerji kullanımını optimize etmek için akıllı ofis sistemlerinize bağlandıklarında, şirketinizdeki enerji israfını durdurmaya da yardımcı olabiliyorlar.