Ofis otomasyonu, insan müdahalesi, insan hatası ve maddi hatalar olmadan veri akışının kendi kendine gerçekleşmesi sürecidir.
Ofis Otomasyonu Sürecine Genel Bakış
Temel günlük rutin görevleri ve süreçleri etkin bir şekilde tamamlamak için gerekli olan gizli ofis verilerini oluşturmak, toplamak, depolamak, analiz etmek ve paylaşmak için bir otomasyon aracı kullanma işlemidir ofis otomasyonu.
Teknolojinin günlük ofis işleri üzerinde ciddi bir etkisi olduğu yadsınamaz bir gerçek. Çoğu işletme, sadece kağıtsız ofis dönüşümüyle en son ofis otomasyon teknolojisine ulaştıklarını düşünüyor.
Fakat ofis otomasyonu ve iş akışı otomasyonu, iş akışı şeması kullanmaktan tamamen farklı... İşlerin elektronik ortamda yürütülmesi ofisinizin otomatikleştiği anlamına gelmiyor.
Ofis Otomasyon Sistemi Nedir?
Ofis otomasyon sistemi, verilerin bir sistemden diğerine kendi kendine, insan müdahalesi olmadan hatasız bir şekilde aktarılmasını sağlayan bir araçtır.
Neden Ofis Otomasyon Sistemi Kullanmalı?
Günümüzün dijital dünyasında, ofis otomasyon sistemleri her büyüklükteki işletme için bir dizi avantaj sunuyor. Güçlü ofis otomasyon sistemleri manuel çabayı azaltarak az miktarda alanda büyük miktarda veri depolar.
Bir yandan da, otomasyon sayesinde verilerin kendi kendine akışını izliyor olursunuz.
Ofis Otomasyonunun Faydaları
Ofis otomasyonu sisteminin en büyük faydalarından bazılarını şöyle sıralamak mümkün:
- Sıradan görevleri tamamlamak için gereken manuel işlerin azaltılması
- Elle veri girişi hatalarının azaltılması
- Her bir kalemi işlemek için harcanın sürenin kısaltılması
- Süreç performans metrikleri hakkında bilgi edinme
- Süreçleri daha iyi izleyerek potansiyel darboğazları belirleyebilme
- Verilere dayalı bilinçli iş kararları alma.
Ofis otomasyonu iş akışlarınıza verimlilik katıyor olmasına karşın bu otomasyon sürecini gerçekten benimseyebilmek için e-posta ve dijital formların ötesine bakmanız gerekir.
İşletmenizi bir sonraki seviyeye taşıyabilecek bir ofis otomasyon çözümü arıyorsanız, aşağıdaki beş temel özellik olmaksızın hiçbir şeye kalkışmayın.
Ofis Otomasyon Araçlarının Olmazsa Olmaz 5 Temel Özelliği
1. Basit iş akışı tasarımı
İş akışları oluşturmak eskiden usta sistem programcılarının alanıydı. İş akışı yazılımları geliştikçe, bu yazılımları kullanacak kişilerin de programcı olacağı varsayılmıştı.
Fakat, modern bir ofis otomasyonu sisteminde programcılar değil, önce çalışanlar düşünülmelidir.
Bir ofis otomasyon aracını denemeye soyunduğunuzda, kendi iş akışlarınızı oluşturarak başlamalısınız.
2. Mobil uyumluluk
İşler artık her yerden yürütülüyor, dolayısıyla araçlarınız da mobil olmalı. İster uzaktan çalışanlarınız olsun ister sadece uçuş beklerken işleri kontrol etmek istiyor olun, seçtiğiniz ofis otomasyon aracı Çin'e seyahat eden birinin telefonunda da merkez ofisteki bir bilgisayarda olduğu kadar sorunsuz çalışmalıdır. Mobil bir ofis otomasyon aracı kullandığınızda, Greg Peru'daki otel lobisinden telefonundaki pazarlama planını gözden geçirebilir ve lamalarla fotoğraf çektirmeden önce işlere onay verebilirsiniz.
3. Diğer yazılımlarla entegrasyon
Çalıştırdığınız tek şey ofis otomasyon yazılımı değil. Dahili veri tabanınız, MİY'iniz, pazarlama otomasyon aracınız ve finansal yazılımınız işin sadece başlangıcı.
Tüm yazılımlar arasında ofis otomasyon sistemi, diğer araçlarınızla kolaylıkla entegre olabilmelidir.
Değerlendirme yaparken, ofis otomasyon yazılımının ne tür bir ön entegrasyon sunduğuna veya binlerce başka bulut aracına erişim sağlamak üzere Zapier gibi bir araca bağlanıp bağlanmadığına bakmalısınız.
4. Raporlar ve analizler
Ofis otomasyonu sürecinin iyi sonuç verip vermediğini nasıl anlayacaksınız? En iyi ofis otomasyonu yazılımlarında artık bu özellik standart olarak geliyor.
5.Erişim kontrolü seçenekleri
Nasıl ki iş yerinizde yalnızca yetkili personelin girebileceği yerler var, aynı şekilde tüm iş akışlarınızda erişim haklarını da belirlemelisiniz.
İyi bir iş akışı otomasyon sistemi bu hassas gereksinimin hakkını vererek standart bir özellik olarak erişim kontrolüne olanak tanımalıdır. İşletmeniz için ofis otomasyon yazılımı düşünürken bu özelliği göz ardı etmeyin.
Ofis otomasyonu yazılımlarının başlıca özellikleri nelerdir?
İdeal ofis otomasyon yazılımı:
- Veri depolamak için daha az alan gerektirir
- Verilerin depolanmasını ve bulunmasını kolaylaştırır
- Aranan bilgileri anında getirir
- Evrak saklama ihtiyacını ortadan kaldırır
- Kopya nüsha ihtiyacını ortadan kaldırır
- Birden çok kişinin verilere aynı anda erişebilmesine olanak tanır
- Hata olasılığını azaltır
- Maliyet ve zaman tasarrufu sağlayarak işletmenin geleceğini garantiye alır
Ofisinizin sadece dijital dönüşüm ile otomatikleşeceği yanılgısına kapılmışsanız, iş akışınızı daha iyi bir noktaya çıkarmanın ve ofis otomasyonu düşünmenin zamanı gelmiş demektir.
Ofis otomasyonu kullanan işletmeler kayda değer miktarda zaman ve para tasarrufu sağlayarak çalışanlarının gerçekten değer katan noktalara odaklanmasına olanak tanıyabilmektedir. Siz de geleceğe bir adım daha yaklaşmak istiyorsanız, ek bilgi için "Ofis Otomasyonu İle İş Akışı Nasıl Otomatikleştirilir?" başlıklı yazıya da bir göz atabilirsiniz.
