Ofis Otomasyonu Süreci

Ofis otomasyonu amacıyla RPA'nın başarılı bir şekilde uygulamaya konabilmesi için, otomatize edilebilecek somut sorunlarla ve kullanım senaryolarıyla başlanır (Aşama 1).

İlk zorluklardan biri, size özel kullanım senaryosunun veya iş sürecinin ne tür bir ofis otomasyonu ile çözülebileceğini anlamakta yatmaktadır. Burada atılacak önemli adımlarsa şöyle sıralanabilir:

Her bir göreve ayrı ayrı odaklanmak yerine, her bir iş sürecinin ve tüm komuta zincirinin uzun vadeli hedeflerine odaklanın.
Şirket içi ve dışında hızlı bir başarı elde etmek için daha az karmaşık ancak son derece stratejik iş süreçleriyle başlayın (örneğin, fatura işleme, kredi kontrolleri veya stok yönetimi gibi). Bu süreç giderek iyileştirilecek bir süreç olduğundan dolayı başlangıçta endişe verici olabilecek sonuçlarla cesaretinizi kırmayın.
Birçok çalışan işten çıkarılma kaygısı duyabileceğinden dolayı, yönetim ve çalışanlar arasında stratejik iletişimi güçlendirin. Her iki taraf da aynı hedefe odaklandığı zaman, darboğazların saptanması ve toplam verim artışı da kolay bir hal alacaktır.
Güvenlik. Güvenlik. Güvenlik. Güvenliğin sağlanması gereken noktalar artmış olacağından dolayı, uzun vadeli riskleri azaltmak üzere bilişim departmanıyla birlikte çalışarak kontrol sağlayın.

Çoğu şirket, RPA şirketleri tarafından sunulan RPA yazılımları olarak open source programlardan TagUI veya AutoDesk'i, ücretli yazılımlardan ise UiPath veya Automation Anywhere'i seçmektedir. Devreye alma aşamasında (Aşama 2), çoğu işletme başta finans ve tedarik zinciri olmak üzere idari işlevlerle otomasyona başlamaktadır. Bu iki departmandaki iş süreçleri karmaşık olup, birden fazla departmandan gelen hem düzenli veriler (Salesforce, ServiceNow, SAP, Oracle, Excel, vb.'den alınan) hem de düzensiz veriler (e-posta, PDF'ler, elle yazılmış notlar, vb.) üzerinde çalışmayı gerektirir. Bu nedenle, birçek işletme genellikle düzenli veri kullanılan rutin görevleri ve basit iş akışlarını otomatikleştirerek başlamayı tercih ediyor.

Kullanıcılar RPA'ya güvenmeye başladıkça (Aşama 3), şirketler giderek daha karmaşık iş akışlarında daha fazla RPA kullanmaya ve ek araçlarla bunların kapsamını genişletmeye başlamaktadır. Bu ek RPA kullanımı araçları arasındaysa, yerleşik entegrasyon hizmeti platformu (iPaaS), optik karakter tanıma (OCR) araçları veya canlı destek botları içeren iş süreci yönetimi (BPM) platformları yer alabilmektedir. RPA'nın sınırlamalarını ve bunlar dışındaki çözümlerin bilincinde olmak da önemlidir. Örneğin, RPA'nın en önemli kısıtlamalarından biri, günümüz teknolojisiyle bunların düzensiz verilerle iyi çalışmamasıdır.

Bu yolculuk boyunca, işletmeler ofis otomasyonu stratejilerine farklı bir bakış açısı getirmeye ve gelecekteki kullanımları için en iyi uygulamaları gerçekleştirmeye odaklanmaktadır (Aşama 4). Bazıları, genellikle bir süreç madenciliği veya süreç keşif aracı yardımıyla mevcut dahili süreçlerini yeniden gözden geçirir. Halihazırda uygulamaya konmuş olan RPA'ya duyulan ihtiyacı ve süreci yenileme ihtiyacını değerlendirebilmek için yöneticilerin dahili iş akışlarını daha net bir şekilde görebilmesi gereklidir. Bu aşamada şirketlerle genellikle odak noktasında bazı değişiklikler gözlenir:

Potansiyel darboğazları görüntülemek ve makine öğrenimi veya doğal dil işleme (NLP) tarafından desteklenen modüller yardımıyla son kullanıcıların süreçleri tasarlamaya teşvik etmek üzere uçtan uca (E2E) iş süreci doğrulama ve orkestrasyon platformları satın alma. Doğrusu, bazı kuruluşlar makine öğrenmesi ve yapay zeka sayesinde düzensiz veri formatları üzerinde çalışma konusunda kayda değer bir gelişme sağlamıştır.
Süreç madenciliği araçlarını hem iş hem de otomasyon amacıyla yönetim katmanında kullanma. Yöneticiler, bazı süreçlerde otomasyonun her zaman gerekli olmadığını ve iş akışında yeniden tasarım, çalışanların yeniden eğitilmesi veya sistemde değişiklikler gibi başka yollarla da darboğazların giderilebileceğini anlamış durumdadır.
API kullanan süreçleri etkinleştirmek ve genel çevikliği daha iyi bir hale getirmek amacıyla mimari esnekliğin arttırılması. Doğrusu, çoğu kuruluş bunun uzun süreceğinin farkındadır.

RPA'da başarı için kesin ve net bir ipucu bulunmuyor; bu başarı şirketin kendine özgü iş akışlarına bağlı olarak değişecektir ve bazı kullanım senaryoları RPA için diğerlerinden daha uygun olacaktır. En üst düzeyi itibariyle, robotik süreç otomasyonu, bir işletmenin nasıl çalıştığını yeniden incelemek ve daha fazla verimlilik elde etmek için nelerin yeniden tasarlanıp tasarlanamayacağını belirlemekle ilgili bir süreçtir. Basitçe söylemek gerekirse, ofis otomasyonu tamamıyla optimizasyon ile ilgilidir.

[ Ayrıca bakınız: RPA Firmaları ]

Venturebeat'ten kısaltarak Türkçeleştiren: İlker Fıçıcılar, 2020.07.23