Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), öğrenci odası tahsisi, faturalandırma ve oda temizliği talepleri gibi çeşitli süreçleri otomatikleştirmek amacıyla öğrenci yurdu uygulamalarında kullanılabilmektedir. Bu amaçla aşağıda bir UiPath ile robotik süreç otomasyonu örneği yer alıyor.
6 Şubat 2023'deki depremden sonra depremzedeler geçici bir süre devlet yurtlarına yerleştirildi. Depremden etkilenen öğrencilere burs verildi. Ve öğrenciler kendilerine yeni yurt bulma telaşına girdiler. RPA bu süreçleri kolaylaştırmaya, rutin işleri azaltmaya ve genel verimliliği arttırmaya yardımcı olabiliyor.
Örneğin, RPA, hem öğrenci tercihlerine göre hem de müsait oda durumuna göre otomatik olarak öğrencileri en uygun odaya atamak veya öğrenci velilerine fatura çıkararak göndermek için kullanılabilmektedir. Ayrıca RPA, temizlik ve bakım taleplerinin işlenmesi, onarım planlaması için kullanılarak sorun giderme süresini ve yurtta kalan öğrencilerin genel memnuniyetini iyileştirmek için kullanılabilir.
Öğrenci Yurtları İçin Robotik Süreç Otomasyonu
Üniversite yurt uygulamalarında, robotik süreç otomasyonunun kullanılabileceği çeşitli süreçler şu şekilde listelenebilir:
- Öğrenci odası tahsisi: Kampüse yeni öğrenciler geldiğinde yurtta kendilerine birer oda tahsis edilmesi gerekir. Bu süreç, özellikle de atanacak çok sayıda öğrenci varsa zaman alıcı olabilmektedir. Bu aşamada, öğrenci tercihlerine ve müsaitlik durumuna göre odaları otomatik olarak tahsis etmek, personelin iş yükünü azaltmak ve sürecin hızlı ve doğru bir şekilde tamamlanmasını sağlamak amacıyla RPA kullanılabilir.
- Faturalandırma: Yurtta kalan öğrencilerin oda ve yemek masrafları için faturalandırılması gerekir. Bu süreç, her öğrencinin özel masraflarına göre faturalar oluşturabilen ve bunları otomatik olarak gönderebilen bir RPA scripti kullanılarak otomatikleştirilebilir. Bu işlem, personele zaman kazandırarak faturalandırma sürecindeki hataları azaltabilmektedir.
- Temizlik ve Bakım talepleri: Yurt sakinleri genellikle bozuk klima ünitesi veya sızdıran musluklar gibi sorunlar için onarım talebinde bulunur. Bu talepleri otomatik olarak işlemek, iş emirleri oluşturmak ve onarımları planlamak için robotik süreç otomasyonu kullanılabilir. Bu sayede, onarım süresi kısaltabilir ve sorunların hızlı bir şekilde ele alınmasını sağlanarak yurttaki öğrencilerin genel memnuniyeti arttırılabilir.
- Yurt başvurularının işlenmesi: Yurt başvurusu için toplanan PDF başvuru formları toplu olarak işlenebilir (Buna fikir vermesi için basit bir UiPath scripti örneği aşağıda yer alıyor).
Genel olarak, üniversite yurt uygulamalarında RPA kullanımı sayesinde süreçler kolaylaşmakta, elle yapılan rutinler azalmakta, verimlilik artmakta ve yurt işletme maliyeti düşmektedir. Ayrıca, daha rutin görevler robotik süreç otomasyonu sistemiyle halledildikçe, personel öğrenci işlerini yönetmeye veya acil durumlara müdahale etmeye daha iyi odaklanabilmektedir.
UiPath RPA ile Form İşleme Örneği
Bir PDF formunu okuyup Ad, Soyad, Cinsiyet ve Telefon bilgilerini ayıklayarak bir .CSV dosyasına yazan bir UiPath RPA komut dosyası örneği:
- İlk olarak, PDF formunun içeriğini okumak ve "pdfText" adlı bir değişkeninde saklamak için "Read PDF Text" eylemini kullanın.
- Düzenli ifadeler kullanarak PDF formundan Ad, Soyad, Cinsiyet ve Telefon bilgilerini ayıklamak için "Matches" eylemini kullanın. Düzenli ifadeler formdaki belli başlı formatla eşleşecek şekilde özelleştirilebilir.
- Çıkarılan bilgileri "Ad", "Soyad", "Cinsiyet" ve "Telefon" adlı değişkenlerde saklayın.
- Çıkarılan bilgileri bir CSV dosyasına yazmak için "Write CSV" eylemini kullanın. "DataTable" özelliğiyle yeni bir DataTable nesnesi yaratarak çıkarılan bilgileri DataTable'a satır satır eklemek için "Add Data Row" eylemini kullanın. Son olarak, DataTable'ı bir CSV dosyasına yazmak için "Write CSV" eylemini kullanın.
İlgili kod ayrıntılı olarak şu şekilde yazılabilir:
PDF formunun içeriğini okumak ve "pdfText" adlı bir değişkeninde saklamak için "Read PDF Text" eylemini kullanın.
Read PDF Text Input: PDF file path Output: pdfText (string değişkeni)
Düzenli ifadeler kullanarak PDF formundan Ad, Soyad, Cinsiyet ve Telefon bilgilerini ayıklamak için "Matches" eylemini kullanın. Düzenli ifadeler formdaki belli başlı formatla eşleşecek şekilde özelleştirilebilir. Çıkarılan bilgileri "Ad", "Soyad", "Cinsiyet" ve "Telefon" adlı değişkenlerde saklayın:
Assign activity Sol taraf: Ad (string değişkeni) Sağ taraf: System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(pdfText, "Ad:\s*(.*)").Groups(1).Value Assign activity Sol taraf: Soyad (string değişkeni) Sağ taraf: System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(pdfText, "Soyad:\s*(.*)").Groups(1).Value Assign activity Sol taraf: Cinsiyet (string değişkeni) Sağ taraf: System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(pdfText, "Cinsiyet:\s*(.*)").Groups(1).Value Assign activity Sol taraf: Telefon (string değişkeni) Sağ taraf: System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(pdfText, "Telefon:\s*(.*)").Groups(1).Value
Çıkarılan bilgileri bir CSV dosyasına yazmak için "Write CSV" eylemini kullanın. "DataTable" özelliğiyle yeni bir DataTable nesnesi yaratarak çıkarılan bilgileri DataTable'a satır satır eklemek için "Add Data Row" eylemini kullanın. Son olarak, DataTable'ı bir CSV dosyasına yazmak için "Write CSV" eylemini kullanın:
Assign activity Sol taraf: dt (DataTable değişkeni) Sağ taraf: New System.Data.DataTable("Tablom") Add Data Row activity Input: {Ad, Soyad, Cinsiyet, Telefon} DataTable: dt Write CSV activity Input: CSV dosya yolu DataTable: dt
Hepsi bu kadar! Bu UiPath robotik süreç otomasyonu kodu çalıştığında, Ad, Soyad, Cinsiyet ve Telefon bilgilerini PDF formundan çıkaracak ve bir CSV dosyasına yazacaktır.
